Wie immer bei den Großveranstaltungen wurden die Gäste von den Mitarbeitern der EW Bus per Shuttle-Bus von Leinefelde und Beuren aus auf den Konzertplatz und anschließend wieder zurückgebracht. So konnten sie sich dort in Ruhe einen Parkplatz suchen und entspannt die Fahrt auf den Scharfenstein antreten. Hier gab es die Möglichkeit, noch einmal die Whiskywelt Burg Scharfenstein zu besuchen, bevor der Einlass auf das Konzertgelände begann.
Für die Sicherheit sorgten wieder hiesige Feuerwehren im Benehmen mit dem Ordnungsamt, während das DRK, wo nötig, seine Sanitäter einsetzte. Das Team der Burg Scharfenstein kümmerte sich um die Versorgung der Gäste mit Essen und Trinken. Auch im nächsten Jahr soll es wieder Open Airs auf Scharfenstein geben. Dazu ist die Stadtverwaltung bereits in engem Austausch mit Veranstaltern wie der Agentur Appel & Rompf aus Erfurt, die zum wiederholten Male für ein Konzerterlebnis auf Scharfenstein gesorgt hat.